quarta-feira, 13 de maio de 2015

Como se organizar para seus compromissos (Dica valiosa)



Seu dia-a-dia pode se tornar mais complicado se sobrecarregado de problemas e compromissos. Acumulando essas pendências, as ações podem ser mais difíceis, e você pode ter sua energia e tempo tomados em excesso somente para se lembrar do que é preciso fazer. Isso gera muitos problemas maiores, e precisa ser bem observado para que as decisões importantes possam ser tomadas livremente, abrindo o fluxo do cotidiano que permite criatividade e ação. 

Trago aqui uma forma eficiente de lidar com alguns compromissos sem que eles sejam adiados, ignorados ou esquecidos, e sem que tomem o tempo e a atenção que podem ser melhor aproveitados em outras atividades.

Essa organização em três passos consiste basicamente em rever suas pendências frequentemente, reorganizando sempre seu quadro de prioridades e ações futuras. Vejamos.

Primeiro passo: Separe seus compromissos por tempo.


Antes de tudo, é importante que você divida seus compromissos pela diferença dos tempos para se cumprir cada um. Considere os compromissos como de curto, médio e longo prazo.

- Compromissos de curto prazo: Necessitam de menos de uma semana
Compromissos de médio prazo: Necessitam de uma ou duas semanas.
Compromissos de longo prazo: Necessitam de quatro semanas ou mais.

Uma conversa com um cliente em potencial marcada para daqui a um mês é um compromisso de longo prazo. Uma entrevista de emprego para a próxima semana é de médio prazo. Estudar para uma prova que ocorrerá semana que vem, curto prazo. Esses exemplos podem te ajudar a entender como isso funciona.

Perceba que alguns compromissos de curto prazo são etapas de um compromisso de longo ou médio prazo, assim como alguns de médio prazo são etapas de compromissos de longo prazo. Um evento para o mês que vem (longo prazo), necessita, por exemplo, de uma lista de convidados em 3 dias (curto prazo), para que se reserve um local em uma semana (médio prazo).

Tenha essas diferenças em mente quando assumir uma responsabilidade, identificando imediatamente os prazos que se pede. Essa classificação ajudará muito em sua organização.

Segundo passo: Anote tudo


Consiga uma forma de anotar os compromissos que assumir. Escolha um meio que se sinta mais confortável para recorrer num momento certo e descreva nele o compromisso. Se necessário, anote junto o que é preciso para o cumprimento desses afazeres.

Você pode recorrer a meios digitais para fazer essas anotações. Aplicativos como Evernote, por exemplo, possuem a vantagem de estarem sempre acessíveis, só necessitando de um celular, tablet ou computador. Você também pode considerar o despertador de seu celular, dependendo da situação.

Se você prefere meios mais físicos para isso, pode enfrentar o problema de precisar lembrar de anotar tudo quando puder acessar um papel, post-it, agenda ou bloco de notas. Para contornar essa dificuldade há a opção de usar um porta notas e canetas. Este é um acessório que está sempre com você, com tudo que você precisa para anotar quando necessário.

Terceiro passo: Encontre um lugar e um momento.


Separe um caderno, espaço ou arquivo (e os equivalentes digitais) para seus compromissos anotados.

Lembre-se: As ações para compromissos de curto prazo se diferem às de médio e longo prazo. Como compromissos de curto prazo são mais urgentes, há a necessidade de se lembrar e cuidar deles agora ou em pouco tempo. Então, considere manter as anotações dessas pendências em um bolso acessível, que você irá recorrer em pouco tempo. Essa também é uma boa oportunidade de se usar um despertador com toques característicos.

Para compromissos de longo e médio prazo, anotados em meios físicos, é essencial usar um lugar discreto e pouco acessado por outras pessoas. Encontre um local em que você possa guardar as anotações da etapa anterior. Pode ser uma gaveta, um caderno na sua mesa, uma caixa no criado mudo ou qualquer outro lugar.

Para isso, separe também um momento em sua semana. Os problemas de médio e longo prazo pedem uma semana ou mais para serem observados. Você deve estabelecer um horário livre para conferir seus compromissos sem adiamentos. Esse horário (de um pouco mais de uma hora) deve ser o momento em que você lerá para si aquilo que precisa lembrar, e assim poderá organizar ações e tomar decisões importantes.

Por exemplo: Se você tem uma festa a fantasia para ir no domingo, lerá na sexta feira - seu dia livre - que sábado precisará alugar uma roupa. Assim poderá se organizar para o fim de semana.

A grande vantagem é que deixando os problemas de médio e longo prazo para um dia específico, você pode se preocupar com os compromissos de curto prazo durante toda a semana, com muito mais tranquilidade.

Aplicando o método

Os três passos apresentados aqui são uma estrutura flexível. A melhor forma de aplicá-los é personalizando essas dicas de acordo com seu contexto e necessidades.

Você pode, por exemplo, reservar mais de um dia em sua semana, caso seja necessário. Pode também incluir, além de compromissos, qualquer coisa que precise lembrar (como um livro que queira comprar, uma idéia que precisa considerar, etc). 

É interessante também criar suas próprias divisões. É possível, por exemplo, dividir suas anotações em pilhas (ou em diferentes notas do mesmo caderno do aplicativo de seu celular), separando entre compromissos da faculdade, trabalho, família... Outra divisão possível é pelo grau de prioridade. Encontre, de qualquer forma, a maneira que for mais conveniente e mais adequada para você.


Não dispense essas dicas: A organização de sua vida é condição para que você honre seus compromissos. Além disso, uma vida organizada é caminho livre para mais realizações, seja no seu trabalho, família, ou em seus projetos pessoais.

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